Osakeyhtiössä yritys ja omistaja ovat verotuksessa kaksi eri asiaa.
Tämän vuoksi kaikki kulut, joista omistaja hyötyy henkilökohtaisesti, eivät automaattisesti kuulu yrityksen kirjanpitoon.
Jos yhtiö maksaa omistajan yksityisiä menoja ilman asianmukaista käsittelyä palkkana, luontoisetuna tai takaisinmaksuna, verotuksessa voidaan katsoa kyseessä olevan peitelty osinko.
(Ja tämä tulee harvoin yllätyksenä hyvällä tavalla.)
Alla on esimerkkejä kuluista, jotka aiheuttavat usein epäselvyyksiä yrittäjien keskuudessa.
1. Tavalliset vaatteet
Yrityksen kirjanpitoon voidaan kirjata työvaatteita vain, jos ne ovat selvästi työssä käytettäviä (esimerkiksi suojavaatteet tai työuniformut). Tavalliset vaatteet eivät ole vähennyskelpoisia, vaikka niitä käytettäisiin työssä.
2. Kuntosali ja hyvinvointipalvelut
Yrittäjän oma kuntosalijäsenyys tai muu liikuntaharrastus ei yleensä liity suoraan yrityksen tulonhankintaan.
3. Lomamatkat
Jos matkan pääasiallinen tarkoitus on loma, sitä ei voi vähentää yrityksen kuluna. Pelkkä yksittäinen asiakastapaaminen ei tee lomamatkasta työmatkaa.
4. Harrastusvälineet
Esimerkiksi golfmailat, sukellusvälineet tai muut harrastusvälineet eivät yleensä ole yrityskuluja, vaikka verkostoitumista tapahtuisi harrastuksen yhteydessä.
5. Perheen kulut
Yhtiö ei voi maksaa omistajan puolison tai lasten henkilökohtaisia kuluja.
6. Asunnon remontit
Jos yhtiö maksaa osakkaan kodin remonttia, se voidaan verottaa peiteltynä osinkona.
7. Ruokaostokset
Normaalit ruokakauppaostokset eivät ole yrityksen kuluja.
8. Omistajan auton yksityiskulut
Jos osakeyhtiön omistamaa autoa käytetään yksityisajoihin, omistajalle muodostuu yleensä verotettava autoetu.
9. Huonekalut kotiin
Kotona käytettävät huonekalut eivät yleensä ole yrityksen kuluja, ellei kyse ole selkeästä työtilasta.
10. Elektroniikka ja kodinkoneet (televisio, kahvikone, imuri)
Televisiot, kahvikoneet ja muut vastaavat laitteet ovat vähennyskelpoisia vain, jos ne liittyvät yrityksen liiketoimintaan.
Esimerkiksi:
- toimistolle hankittu kahvikone henkilökunnan käyttöön voi olla vähennyskelpoinen
- asiakastilaan sijoitettu televisio voi olla liiketoiminnan kulu
Sen sijaan kotiin hankittu televisio tai imuri ei yleensä ole yrityksen kulu.
11. Mökin kulut
Yhtiön maksamat vapaa-ajan asunnon kulut ovat yksityismenoja.
12. Vene
Veneen kirjaaminen yrityksen kuluksi on harvoin verotuksellisesti perusteltua.
(Klassikko, joka nousee esiin vuodesta toiseen.)
13. Luksustuotteet
Kalliit kellot, design-laukut tai muut vastaavat tuotteet eivät yleensä ole yrityksen vähennyskelpoisia kuluja.
14. Juhlien järjestäminen
Omistajan syntymäpäiväjuhlat tai muut henkilökohtaiset juhlat eivät ole yrityksen kuluja.
15. Yksityiset tilaukset ja suoratoistopalvelut
Esimerkiksi:
- Netflix
- Spotify
- muut viihdepalvelut
eivät ole yrityksen vähennyskelpoisia kuluja.
16. Lasten koulutus
Yhtiö ei voi maksaa omistajan lasten koulutusta.
17. Lemmikkien kulut
Lemmikkieläimen kulut eivät kuulu yrityksen kirjanpitoon.
18. Yksityiset vakuutukset
Esimerkiksi omistajan henkilökohtainen matkavakuutus ei yleensä ole yrityskulu.
19. Polttoaine yksityisajoihin
Yrityksen maksama polttoaine yksityisajoihin voi muodostaa verotettavan edun.
20. Henkilökohtaiset ostokset yrityksen kortilla
Jos yrityksen kortilla maksetaan henkilökohtaisia ostoksia, ne eivät ole yrityksen vähennyskelpoisia menoja.
(Maksutapa ei muuta kulun luonnetta.)
Yhteenveto
Osakeyhtiössä tärkeä perussääntö on yksinkertainen: jos kulusta hyötyy ensisijaisesti omistaja yksityishenkilönä, se ei yleensä kuulu yrityksen kirjanpitoon.
Jos yhtiö maksaa osakkaan henkilökohtaisia menoja, ne voidaan verottaa esimerkiksi palkkana, luontoisetuna tai peiteltynä osinkona.
Siksi yrittäjän kannattaa aina miettiä yhtä kysymystä: syntyykö tästä kulusta liiketoiminnalle todellinen hyöty vai onko kyse käytännössä yksityisestä menosta.
Yrityksen kulujen oikea käsittely kirjanpidossa ja verotuksessa on tärkeää, koska virheelliset vähennykset voivat johtaa veronkorotuksiin tai muihin seuraamuksiin. Epäselvissä tilanteissa kannattaa tarkistaa asia TalousHuoltamon kirjanpitäjältä.