Moni uusi yrittäjä tekee alussa saman päätöksen: kulut pidetään mahdollisimman pieninä.
Se on täysin ymmärrettävää. Yritystoiminnan alkuvaiheessa jokainen euro tuntuu tärkeältä.
Joskus säästö kuitenkin kohdistuu väärään paikkaan. Tämä on tarina yrittäjästä, jolle taloushallinnon edullinen ratkaisu tuli lopulta yllättävän kalliiksi.
Alku: järkeviltä tuntuvat valinnat
Yritystoiminta käynnistyi kevyellä mallilla.
Myyntilaskut tehtiin Excelillä.
Kirjanpito hoidettiin paperilla.
Kirjanpitäjä löytyi tutun suosituksesta.
Kaikki vaikutti toimivan. Kulut pysyivät maltillisina ja yrityksen arki rullasi eteenpäin.
Juuri tässä vaiheessa moni ajattelee:
“Hyvin tämä toimii näinkin.”
Ensimmäinen ongelma: palkkavaraus
Ensimmäisen tilinpäätöksen yhteydessä tehtiin ratkaisu, joka myöhemmin aiheutti ongelmia.
Kirjanpitäjä suositteli tekemään palkkavarauksen, jotta yrityksen tulosta saataisiin pienennettyä.
Paperilla ratkaisu näytti järkevältä. Käytännössä tilanne meni kuitenkin toisin.
Seuraavana vuonna liiketoiminta hiipui, eikä varattua palkkaa koskaan maksettu.
Ja tässä vaiheessa asia alkoi kiinnostaa verottajaa.
Seuraukset: yli 6 000 € lisäkuluja
Koska palkkaa ei koskaan maksettu, verottaja tulkitsi palkkavarauksen yrittäjän tuloksi.
Seurauksena oli verot ja sanktiot – yhteensä yli 6 000 euroa.
Tämä on hyvä muistutus yhdestä asiasta: taloushallinnossa ei riitä, että asiat näyttävät paperilla oikeilta. Niiden pitää olla oikein myös verotuksen näkökulmasta ja toteutua myös käytännössä.
Käännekohta: taloushallinto kuntoon
Tässä vaiheessa yrittäjä päätti laittaa taloushallinnon kuntoon.
Kirjanpito siirrettiin meille TalousHuoltamoon. Samalla käyttöön otettiin Netvisor.
Kun kirjanpitoa alettiin käydä läpi tarkemmin, tehtiin samalla perusteellinen tarkistus koko taloushallinnon tilanteesta.
Yllättävä löytö: 12 000 € myyntisaamisia
Tarkistuksen yhteydessä löytyi toinen ongelma.
Yrityksellä oli usean vuoden ajalta myyntisaamisia, joita ei ollut koskaan maksettu eikä aktiivisesti seurattu.
Näitä saatavia oli yhteensä noin 12 000 euroa.
Tämä on yksi manuaalisen taloushallinnon tyypillisistä riskeistä. Kun tieto on hajallaan eri paikoissa, kokonaiskuva puuttuu ja rahaa voi jäädä yksinkertaisesti saamatta.
Mitä tästä kannattaa oppia?
Tämä tarina muistuttaa yhdestä tärkeästä asiasta: taloushallinto kannattaa laittaa kuntoon heti yritystoiminnan alussa. Kun käytössä on toimiva sähköinen järjestelmä, yrityksen talous pysyy alusta asti hallinnassa.
Sähköisessä taloushallinnossa esimerkiksi myyntisaamisten seuranta on pitkälti automatisoitua, jolloin laskujen tilanne pysyy ajantasaisena ja virheiden mahdollisuus vähenee merkittävästi.
Neljä tärkeää oppia
1. Halvin ratkaisu ei ole aina edullisin
Halpa kirjanpito voi johtaa virheisiin, jotka maksavat lopulta moninkertaisesti.
2. Manuaalinen taloushallinto lisää riskejä
Excel ja paperi eivät anna ajantasaista kokonaiskuvaa yrityksen taloudesta.
3. Verotus ei anna armoa tulkinnoille
Vaikka virhe tehtäisiin hyvässä uskossa, seuraukset voivat silti olla merkittäviä.
4. Myyntisaamisten seuranta on kriittistä
Myynti ei auta, jos rahat eivät koskaan tule tilille.
Lopuksi: yrittäjän viesti
Kun kokonaisuus oli saatu kuntoon, yrittäjä lähetti minulle viestin, joka kiteyttää tilanteen hyvin:
”Jos joku kysyy, niin sanon, että palkatkaa ammattilainen – ja mielellään sellainen, jolla on sähköinen järjestelmä, kuten Netvisor käytössä.”
Onko yrityksesi talous oikeasti hallinnassa?
Hyvä taloushallinto ei tarkoita vain kirjanpidon tekemistä.
Se tarkoittaa ajantasaista tilannekuvaa yrityksen taloudesta, parempia päätöksiä ja mielenrauhaa yrittäjälle.
Jos tunnistat tästä tilanteita omassa arjessasi, nyt voi olla hyvä hetki varmistaa, että yrityksesi taloushallinto toimii kuten sen pitäisi.